Bo tu się rozchodzi o konkret, proszę Państwa. Konkret. Jeśli codziennie, tak jak ja, otrzymujecie w pracy sporo maili, pewnie zaczyna Was drażnić brak ich zwięzłości. Otrzymywane wiadomości są długie i rozlazłe. Tak naprawdę mogą się zmieścić w paru zdaniach. Konkretnych zdaniach. 

Co nam daje lepsze sprecyzowanie wiadomości? Oczywiście, oszczędzamy te parę sekund/minut podczas czytania listu. Jasno przedstawiony problem/sytuacja/prośba umożliwia nam szybszą reakcję. Czasem jest tak, że po przeczytaniu jednego, dwóch zdań wpada mi do głowy mnóstwo pomysłów, które gdzieś ulatują, jeśli się okazuje, że jestem dopiero w 1/100 całego mailowego wypracowania.

„Mniej niż pięć zdań, często uznawane jest za coś zbyt niegrzecznego, więcej niż pięć zdań, za stratę czasu”

– Guy Kawasaki

Przepis?

E-mail przede wszystkim powinien odpowiadać na proste pytania:

– Kim jesteś?

– Czego chcesz?

– Dlaczego piszesz do mnie?

– Dlaczego Twoja wiadomość jest dla mnie interesująca?

– Jeśli odpiszę, co dalej?

Proste!

Zwięzłe, krótkie, konkretne e-maile w pracy są pewnego rodzaju wyrazem szacunku dla osoby, która je otrzymuje. Nikt przecież nie lubi lania wody.

Sprawdź również co mówi o Tobie Twoja stopka mailowa i dlaczego być może warto ją poprawić.